사회복지 업무 자동화 프로그램 개발 일지 18편

인사관리 프로그램 개발일지

18편. 조직을 한 장에 담다

조직도, 연명부, 근속현황표

"'조직도 하나 보내주세요.' 상급기관의 이 한마디에, 예전에는 반나절이 걸렸습니다."

전화 한 통에 시작되는 일

사회복지시설을 운영하다 보면, 상급기관에서 자료를 요청하는 일이 잦습니다. 시청이나 구청에서 전화가 옵니다. "현재 기준 조직도 보내주세요." "직원 연명부 좀 정리해서 제출해주세요." "30개월 이상 근속자 현황 파악 부탁합니다."

급한 경우에는 오늘 중으로 달라고 합니다. 그런데 이 자료들을 만드는 것이, 말처럼 간단하지 않았습니다.

엑셀로 관리하던 시절에는 조직도를 그리는 것부터가 일이었습니다. 최근에 부서를 옮긴 사람은 반영이 되었는지 확인해야 하고, 육아휴직 중인 사람은 빼야 하는지 넣어야 하는지 판단해야 하고, 겸직 중인 사람은 어디에 넣어야 하는지 고민해야 했습니다. 연명부도 마찬가지였습니다. 직원 정보를 하나하나 정리해서 표로 만들고, 빠진 사람은 없는지, 퇴사한 사람이 섞여있지는 않은지 확인하는 데 시간이 걸렸습니다.

조직도라는 그림

조직도는 조직의 구조를 한눈에 보여주는 그림입니다. 어떤 부서가 있고, 각 부서에 누가 있고, 누가 팀장이고 누가 팀원인지. 단순해 보이지만, 정확한 조직도를 만들려면 알아야 할 것이 많습니다.

직원의 현재 부서와 직위를 알아야 하고, 부서 간의 상하 관계를 알아야 하고, 같은 부서 안에서도 직위 순서대로 정렬해야 합니다. 육아휴직 중인 직원은 포함할 것인지 제외할 것인지를 선택할 수 있어야 하고, 17편에서 이야기한 겸직 중인 직원은 해당 부서에도 표시되어야 합니다.

이 모든 정보는 이미 프로그램 안에 있습니다. 직원 등록, 발령, 겸직, 휴직. 지금까지 입력해온 데이터가 조직도의 재료입니다. 프로그램은 이 재료들을 모아서 기준일에 맞는 조직도를 자동으로 그려줍니다. 기준일을 바꾸면, 그 시점의 조직 모습이 바로 나타납니다.

연명부라는 목록

연명부는 직원 명단을 표 형태로 정리한 것입니다. 이름, 직위, 부서, 입사일, 자격증, 연락처 등을 한 줄에 한 사람씩 나열합니다. 상급기관 보고, 감사 대비, 내부 현황 파악 등 다양한 용도로 쓰입니다.

문제는 상황마다 필요한 정보가 다르다는 것이었습니다. 어떤 때는 이름과 직위, 연락처만 있으면 되고, 어떤 때는 학력과 자격증 정보까지 필요합니다. 입사일과 호봉을 넣어야 할 때도 있고, 생년월일과 주소가 필요한 경우도 있습니다. 매번 요청에 맞게 엑셀 표를 새로 만드는 것은 반복적이고 비효율적인 일이었습니다.

그래서 연명부에 항목 선택 기능을 넣었습니다. 서른 개가 넘는 항목 중에서 필요한 것만 골라서 표를 만들 수 있습니다. 자주 쓰는 조합은 미리 저장해두면, 한 번의 클릭으로 원하는 형태의 연명부가 만들어집니다.

이전 방식

요청마다 엑셀 표 새로 작성
필요한 항목 수동으로 정리
퇴사자 섞이지 않았는지 확인
매번 30분~1시간 소요

프로그램 방식

필요한 항목만 선택
자주 쓰는 조합 저장 가능
기준일의 재직자만 자동 추출
즉시 인쇄 또는 엑셀 다운로드

▲ 같은 연명부를 만드는 데 걸리는 시간이 달라졌다

근속현황표라는 숙제

사회복지시설 평가를 받을 때, 빠지지 않고 나오는 항목이 있습니다. 직원의 근속 현황입니다. 30개월 이상 근속한 직원이 얼마나 되는지, 전체 직원 중 장기근속자의 비율은 어떤지. 이런 수치를 정리해서 제출해야 합니다.

단순히 입사일에서 오늘까지의 기간을 세면 될 것 같지만, 여기에도 복잡한 부분이 있습니다. 어떤 직원은 처음 입사한 부서와 지금 있는 부서가 다릅니다. 부서 이동이 있었을 때, 근속 기간을 어떤 부서 기준으로 계산하느냐가 달라질 수 있습니다. 또 특수한 부서는 근속 계산에서 제외해야 하는 경우도 있습니다.

그래서 근속현황표는 단순한 표가 아니라, 분석 기간을 설정하고, 부서별로 필터링하고, 특수부서를 제외할 수 있는 기능이 필요했습니다. 월별로 근속 개월수가 어떻게 변하는지 추적할 수 있어야 하고, 30개월 이상 근속자가 몇 명인지 자동으로 집계되어야 했습니다.

같은 데이터, 다른 얼굴

조직도, 연명부, 근속현황표. 이 세 가지는 보여주는 형태가 전혀 다릅니다. 조직도는 나무 구조의 그림이고, 연명부는 가로로 펼친 표이고, 근속현황표는 월별 숫자가 빼곡한 분석표입니다.

하지만 재료는 같습니다. 직원의 이름, 부서, 직위, 입사일, 발령 이력, 휴직 정보. 지금까지 프로그램에 입력해온 바로 그 데이터입니다. 같은 재료를 어떤 틀에 붓느냐에 따라 조직도가 되기도 하고, 연명부가 되기도 하고, 근속현황표가 되기도 합니다.

데이터를 한 번 입력하면,
필요한 형태로 꺼내 쓸 수 있다.
입력은 한 번, 활용은 여러 번.

이것이 프로그램의 가장 큰 가치라고 생각합니다. 엑셀에서는 조직도를 만들 때 따로, 연명부를 만들 때 따로, 근속현황표를 만들 때 또 따로 데이터를 정리해야 했습니다. 같은 정보를 반복해서 가공하는 일이었습니다. 프로그램에서는 한 번 입력된 데이터가 여러 형태의 보고서로 자동 변환됩니다.

인쇄와 엑셀

이런 보고서들은 결국 종이로 출력되거나 파일로 전달됩니다. 상급기관에 제출할 때는 인쇄해서 보내야 할 때도 있고, 이메일로 엑셀 파일을 보내야 할 때도 있습니다.

그래서 조직도, 연명부, 근속현황표 모두 인쇄와 엑셀 다운로드를 지원하도록 했습니다. 인쇄는 A4 용지에 깔끔하게 나오도록 맞추었고, 엑셀로 내보내면 데이터가 셀에 정리되어 있어서 추가 편집이 가능합니다.

특히 연명부는 가로 항목이 많아질 수 있어서, 가로 인쇄와 세로 인쇄를 모두 지원했습니다. 항목을 많이 선택하면 자동으로 가로 방향으로 전환됩니다. 이런 세부적인 부분이 실제로 출력해보면 큰 차이를 만듭니다. 화면에서는 괜찮아 보이던 표가 종이에서는 글자가 잘리거나 넘치는 경우가 많기 때문입니다.

5분 안에 끝나는 일

이 기능들이 완성된 뒤, 상급기관에서 자료 요청이 왔을 때의 풍경이 달라졌습니다.

"조직도 보내주세요" — 프로그램을 열고, 기준일을 확인하고, 인쇄 버튼을 누릅니다. "직원 연명부 필요합니다" — 항목을 선택하고, 엑셀 다운로드를 누릅니다. "근속현황 정리해주세요" — 기간을 설정하고 생성 버튼을 누릅니다. 전화를 받고 5분 안에 자료를 보낼 수 있게 되었습니다.

반나절이 걸리던 일이 5분으로 줄어든 것. 그 차이가 주는 여유는 생각보다 큽니다. 급하게 자료를 만들느라 다른 업무가 밀리는 일이 없어졌고, 혹시 빠뜨린 것이 있지 않을까 불안해하는 일도 없어졌습니다. 프로그램에 있는 데이터가 곧 보고서이니까, 평소에 데이터만 잘 관리하면 언제 요청이 와도 대응할 수 있습니다.

기록이 말해주는 것

조직도, 연명부, 근속현황표를 만들면서 느낀 것이 있습니다. 이런 보고서들은 결국 "우리 조직이 어떤 모습인가"를 보여주는 거울이라는 것입니다.

조직도를 보면 부서 구조와 인력 배치가 보이고, 연명부를 보면 구성원의 면면이 보이고, 근속현황표를 보면 사람들이 얼마나 오래 이 자리를 지켜왔는지가 보입니다. 하나하나의 데이터는 숫자에 불과하지만, 모아놓으면 조직의 이야기가 됩니다.

조직의 큰 그림을 다루고 나니, 이번에는 작지만 빠뜨리기 쉬운 영역이 눈에 들어왔습니다. 직원에게 상을 주고, 그 기록을 남기고, 나중에 조회할 수 있게 하는 것. 작은 기능처럼 보이지만, 없으면 곤란한 일이 생깁니다. 다음 편에서는 포상 관리에 대해 이야기하겠습니다.

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