사회복지 업무 자동화 프로그램 개발 일지 19편

인사관리 프로그램 개발일지

19편. 상을 주는 일도 관리가 필요하다

포상 등록, 이력 관리, 그리고 감사 대비

"포상 기록을 관리하는 기능을 만들기 전까지는, 상을 준 기록이 이렇게 여기저기 흩어져 있는 줄 몰랐습니다."

작지만 없으면 곤란한 것

포상 관리라고 하면, 핵심 기능이라고 느끼기 어려울 수 있습니다. 경력 계산이나 급여 산정에 비하면 부수적인 기능처럼 보입니다. 저도 처음에는 그렇게 생각했습니다.

하지만 현장에서 일을 하다 보면, 포상 기록이 필요한 순간이 반드시 찾아옵니다. 시설 평가를 받을 때, 직원들이 어떤 포상을 받았는지 정리해서 제출해야 합니다. 외부 포상 추천을 요청받았을 때, 이전에 어떤 상을 받은 적이 있는지 확인해야 합니다. 감사가 나오면 포상 대장을 제시해야 할 때도 있습니다.

그런데 이 기록들이 제대로 정리되어 있지 않으면, 그때마다 서류함을 뒤지거나 옛날 공문을 찾아야 합니다. "김 선생님 작년에 구청장 표창 받았던 것 같은데..." 하면서 기억에 의존하는 상황이 생깁니다. 기억이 정확하면 다행이지만, 착각이면 곤란해집니다.

흩어진 기록들

포상 기록이 관리하기 어려운 이유는, 성격이 다양하기 때문입니다.

시설 내부에서 주는 상이 있고, 외부 기관에서 주는 상이 있습니다. 내부 포상은 시설장 표창, 우수직원 선정 같은 것이고, 외부 포상은 구청장 표창, 시장 표창, 장관 표창 같은 것입니다. 추천은 했지만 최종 선정이 안 된 경우도 있고, 선정이 되어 실제로 수상한 경우도 있습니다.

이런 기록들이 공문 파일에 섞여있기도 하고, 개인 엑셀 파일에 메모되어 있기도 하고, 아예 기록이 안 되어있는 경우도 있습니다. 한 곳에 모여있지 않으니, 전체 현황을 파악하는 것 자체가 어려웠습니다.

내부 포상

시설 내에서 수여하는 상
시설장 표창, 우수직원 선정 등
시설 자체 기준으로 운영

외부 포상

외부 기관에서 수여하는 상
구청장·시장·장관 표창 등
추천 후 선정 과정을 거침

▲ 성격이 다른 포상을 한 곳에서 관리해야 했다

한 곳에 모으다

그래서 포상 기록을 프로그램 안에 통합했습니다. 내부 포상과 외부 포상을 모두 등록할 수 있고, 포상명, 수여 기관, 수상일, 선정 여부를 기록합니다.

한 직원의 포상 이력을 조회하면, 입사 이후 받은 모든 상이 시간순으로 정리되어 나옵니다. 전체 직원의 포상 현황을 연도별로 볼 수도 있습니다. 올해 내부 포상을 받은 사람이 누구인지, 외부 표창에 추천된 사람 중 실제 선정된 사람이 누구인지, 한 화면에서 확인할 수 있습니다.

기존에 쌓여있던 과거 포상 기록도 한꺼번에 넣을 수 있도록 엑셀 일괄 등록 기능을 만들었습니다. 그동안 여기저기 흩어져 있던 기록을 한 번에 정리하는 작업이 필요했는데, 하나하나 수동으로 입력하기에는 양이 많을 수 있기 때문입니다. 엑셀 파일에 정리해서 올리면, 직원 이름과 입사일을 자동으로 매칭해서 등록해줍니다.

감사가 나오면

포상 관리 기능이 진가를 발휘하는 순간은 감사 때입니다.

감사에서 "최근 3년간 직원 포상 현황을 제출하세요"라는 요청이 나오면, 예전에는 공문 파일을 뒤지고 기억을 더듬어 정리해야 했습니다. 빠뜨린 것은 없는지, 날짜는 맞는지 불안한 마음으로 자료를 만들었습니다.

프로그램에서는 연도별 포상 내역을 선택하면, 해당 기간의 모든 포상이 정리된 표가 바로 나옵니다. 인쇄해서 제출하거나, 엑셀로 내보내서 보낼 수 있습니다. 데이터가 이미 정리되어 있으니, 감사 요청에 당황할 일이 없어졌습니다.

추천할 사람을 고를 때

외부 포상 추천 공문이 내려올 때도 유용합니다.

상급기관에서 "올해 구청장 표창 추천 대상자를 보내주세요"라는 공문이 오면, 누구를 추천할지 고민하게 됩니다. 이때 중요한 것은 이전에 같은 상을 받은 적이 있는지 확인하는 것입니다. 이미 구청장 표창을 받은 사람을 다시 추천할 수는 없으니까요.

포상 현황을 열어보면, 각 직원이 어떤 외부 포상을 받았는지 한눈에 보입니다. 아직 외부 표창을 받지 못한 직원 중에서 근속 연수가 긴 사람을 찾는다든지, 내부 포상은 여러 번 받았지만 외부 포상은 없는 사람을 확인한다든지. 이런 판단에 필요한 정보가 정리되어 있으면, 추천 대상자를 고르는 일이 훨씬 수월해집니다.

퇴사한 뒤에도 남는 기록

15편에서 이야기한 것처럼, 퇴사한 직원의 기록은 삭제하면 안 됩니다. 포상 기록도 마찬가지입니다.

퇴사한 직원이 재직 중에 받은 상은 시설의 이력이기도 합니다. 감사에서 과거 포상 대장을 요청할 때, 퇴사한 직원의 기록이 빠져있으면 곤란합니다. 그래서 포상 데이터는 직원의 재직 여부와 별도로 보관됩니다. 직원이 퇴사하더라도, 그 사람이 받았던 포상 기록은 그대로 남아서 조회할 수 있습니다.

사람은 떠나도 기록은 남는다는 원칙. 15편에서 퇴사 관리를 이야기하면서 세운 이 원칙이, 포상에서도 동일하게 적용되었습니다.

보고서가 일곱 가지인 이유

포상 현황 보고서를 만들면서, 처음에는 목록 하나면 충분할 거라고 생각했습니다. 전체 포상 내역을 쭉 나열하면 되지 않을까 하고요.

하지만 실무에서 필요한 관점은 하나가 아니었습니다. 특정 직원이 어떤 상을 받았는지 보고 싶을 때가 있고, 올해 전체 포상 현황을 보고 싶을 때가 있습니다. 외부 포상만 따로 정리해야 할 때가 있고, 선정된 건만 추려야 할 때가 있습니다.

결국 보고서의 종류가 하나씩 늘어나서 일곱 가지가 되었습니다. 직원별 전체 포상, 직원별 외부 포상, 직원별 내부 포상, 연도별 포상, 선정된 내부 포상, 선정된 외부 포상. 그리고 포상 사진을 A4에 출력하는 기능까지. 18편에서 이야기한 것과 같은 원리입니다. 같은 데이터를 다른 관점에서 보여주는 것. 필요에 따라 적절한 보고서를 골라 쓸 수 있도록 한 것입니다.

작은 기능이라고 가볍게 만들면 안 된다.
쓸 때는 잠깐이지만, 없을 때는 한참을 헤맨다.
인사관리에서 사소한 기능이란 없다.

빈틈을 메우는 일

포상 관리를 만들면서 깨달은 것이 있습니다. 프로그램이라는 것은 큰 기능만으로 완성되지 않는다는 것입니다.

경력 계산, 호봉 산정, 급여 계산, 근로계약서 생성. 이런 핵심 기능들이 프로그램의 뼈대를 이루지만, 포상 관리 같은 부수적인 기능이 빈틈을 메워야 비로소 하나의 완성된 시스템이 됩니다. 큰 기능은 건물의 기둥이고, 작은 기능은 벽과 창문입니다. 기둥만 있으면 건물이 아니라 구조물일 뿐이지요.

포상이라는 빈틈을 메우고 나니, 다른 빈틈이 보이기 시작했습니다. 데이터를 안전하게 보관하는 문제였습니다. 지금까지 열심히 입력한 직원 정보, 경력 기록, 발령 이력, 포상 내역. 이것들이 어느 날 갑자기 사라지면 어떻게 될까? 다음 편에서는 데이터를 잃어버릴 뻔한 이야기를 하겠습니다.

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